Online brainstorm

Tips voor het organiseren van een online brainstorm

Sinds maart 2020 werkt bijna iedereen thuis. Fysieke werkbijeenkomsten kregen een online alternatief. Videovergaderen lukt inmiddels wel, maar hoe ga je om met overleg waar creativiteit essentieel is, zoals een brainstormsessie? Hoe gaat een online brainstorm in z’n werk? Wat heb je nodig om een brainstorm online te kunnen organiseren? Wat komt daar aan voorbereiding bij kijken? En hoe verloopt de activiteit zelf? Deze handleiding met praktische tips voor het organiseren van een online brainstorm helpt je op weg.

Deelnemers van Denkkracht Utrecht gooiden in het voorjaar van 2020 het roer om. Samen organiseerden zij 5 keer een online brainstorm om met een creatieve en frisse blik tot nieuwe denkrichtingen komen.  De belangrijkste tips voor het organiseren van een online brainstorm delen we hieronder.

Inhoudsopgave

  1. Wat heb je nodig voor een online brainstorm?
    1. Facilitators
    2. Deelnemers
    3. IT-middelen
  2. Hoe werkt een online brainstorm?
    1. Voorbereiden
    2. Activiteit
    3. Presenteren en vervolgstappen

1. Wat heb je nodig voor een online brainstorm?

Voor het organiseren van een succesvolle online brainstorm heb je verschillende ingrediënten nodig. Zo heb je één of meerdere begeleiders (facilitatoren) en minstens vier enthousiaste deelnemers nodig, en is het belangrijk om gebruik te maken van gebruiksvriendelijke online applicaties.


1.1. Facilitator(s)

Een brainstorm heeft altijd een bepaald doel voor ogen: ideeën en denkrichtingen genereren voor een vraagstuk dat voorligt. Bij de activiteit is daarom iemand aanwezig die ‘eigenaar’ is van het vraagstuk: de opdrachtgever. Hij of zij legt uit wat het probleem precies is en tot welke vraagstelling dat leidt. Gedurende de activiteit kunnen deelnemers aan de online brainstorm bij hem of haar terecht met vragen. Aan het eind van de de brainstorm-werkvormen worden de ideeën gepresenteerd aan de opdrachtgever.

“Een brainstorm heeft altijd een bepaald doel voor ogen: ideeën en denkrichtingen genereren voor een vraagstuk dat voorligt.”

Daarnaast is het gedurende de activiteit handig om minstens één facilitator aanwezig te hebben. Een facilitator begeleid de activiteit en zorgt ervoor dat het doel van de activiteit voor alle deelnemers duidelijk is, dat de werkvormen helder zijn en binnen een bepaald tijdsbestek plaatsvinden. De facilitator is ook een soort dagvoorzitter en aanspreekpunt op het gebied van techniek.

Afhankelijk van de grootte van de groep – bij meer dan vijf deelnemers – kan het handig zijn om meerdere facilitators aan te wijzen: zij kunnen dan onderling overleggen over onvoorziene omstandigheden en samen ingrijpen. Het is mogelijk om de rol van facilitator en opdrachtgever samen te voegen.


1.2. Deelnemers

Zonder deelnemers aan een online brainstorm geen ideeën. Voor een succesvolle brainstorm heb je minimaal vier deelnemers (exclusief een opdrachtgever en een facilitator) nodig. Op basis van onze ervaring met offline en online brainstorms, adviseren wij om tijdens de brainstorm-werkvormen alle deelnemers te verdelen over subgroepen met maximaal vijf deelnemers. Hier komt de eerdergenoemde break-out functionaliteit van Zoom goed van pas.


1.3. IT-middelen

Tijdens een online brainstorm is het noodzakelijk dat alle deelnemers en facilitatoren een stabiele en snelle internetverbinding hebben :) . Zorg dat elke deelnemer op één plek is (niet onderweg), bij voorkeur in de buurt van de WiFi-router. Gedurende de activiteit maak je gebruik van een tweetal online tools: een software voor videobellen en een ‘whiteboard’-tool.

1.3.1. Videobellen

Via de tool die je gebruikt om te videobellen ben je in contact met de andere deelnemers. De bekendste software voor videobellen zijn: Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams en Facebook’s WhatsApp. Bij Denkkracht Utrecht maken we gebruik van Zoom, omdat deze software de handige functionaliteit heeft om een grote groep op te delen in verschillende subgroepen (break-outs). Als je slechts met één groep online gaat brainstormen, dan werken de andere applicaties prima.

Bij het kiezen van software voor videobellen is het belangrijk om te weten hoeveel deelnemers je verwacht:

  • Videobellen via WhatsApp kan tot 4 personen;
  • Zoom kan gratis gebruikt worden tot 100 deelnemers (voor bijeenkomsten tot 40 minuten); voor een groter aantal deelnemers en/of een langere duur van de bijeenkomst is er een betaalde versie nodig;
  • Videogesprekken via Google Hangouts kunnen maximaal tien (gratis account) of vijfentwintig (betaald account) deelnemers hebben. Google Meet heeft plek voor maximaal 100 deelnemers (voor bijeenkomsten tot 60 minuten);
  • Bij Microsoft Teams kunnen maximaal 300 mensen deelnemen aan een bijeenkomst.
  • Cisco Webex is gratis tot 100 deelnemers. Let op: de bijeenkomst is gelimiteerd tot 50 minuten.

Is privacy een issue voor jouw organisatie? Maak dan gebruik van de keuzehulp van de Autoriteit Persoonsgegevens bij het kiezen van software voor videobellen.

1.3.2. Whiteboard

Naast software om met elkaar in contact te staan, heb je ook een ‘whiteboard’-tool nodig. Dat wil zeggen: online software waarin je samen aan de slag kan met creatieve werkvormen – net als bij een whiteboard op kantoor. Bij het selecteren van een online whiteboard zijn drie criteria van belang: gebruiksvriendelijkheid, prijs en web-based. Voorbeelden van online whiteboard software zijn Mural en Miro (of out-of-the-box: Google Docs). Klik hier voor een vergelijking tussen Miro en Mural.

Als jouw organisatie het gebruik van een online whiteboard niet toestaat, kun je ook één deelnemer (met een privé laptop) per groepje aanwijzen als online post-it plakker. Hij of zij deelt dat het scherm, zodat iedereen wel kan zien wat er wordt opgeschreven.

Online Brainstorm: zijkant testen

1.3.3. Voor een optimale online brainstormervaring: gebruik twee schermen

Je maakt optimaal gebruik van beide tools als je aan de online brainstorm deelneemt met twee schermen. Dat kan bijvoorbeeld door een laptop te koppelen aan een tweede scherm, of een laptop of vaste pc te gebruiken in combinatie met een tablet of telefoon. Enkel deelnemen met een tablet of telefoon blijkt in de praktijk niet handig.


2. Hoe werkt een online brainstorm?

Hoe gaat een online brainstorm in z’n werk? Verschilt de voorbereiding, de brainstorm zelf en het vervolg op de online brainstorm veel van een brainstorm op kantoor? Wat ons betreft valt het verschil reuze mee. Ook online geldt: hoe grondiger de voorbereiding, hoe bruikbaarder de uitkomsten.


2.1. Online brainstorm voorbereiden

Bij het voorbereiden van een online brainstorm komen grofweg vier onderdelen kijken: ten eerste het formuleren van de vraagstelling, ten tweede het opstellen van een sessieplan, ten derde het bedenken en klaarzetten van de werkvormen en als laatste het communiceren met deelnemers.

2.1.1. Probleemanalyse & Vraagstelling

Een succesvolle brainstorm genereert zoveel mogelijk bruikbare ideeën en denkrichtingen voor een vraagstuk dat voorligt. Het is daarom belangrijk samen met de opdrachtgever een probleemanalyse te doen. Is de gestelde uitdaging wel het probleem dat opgelost dient te worden? Als de probleemanalyse duidelijk is, ga je aan de slag met een vraagstelling formuleren. Een goede vraagstelling is de meest cruciale randvoorwaarde voor een goede brainstorm.

“Hoe concreter de vraagstelling, hoe concreter de oplossingen.”

Bespreek daarnaast met de opdrachtgever wat qua uitkomsten de wensen en behoeftes zijn. Is er behoefte aan zoveel mogelijk gekke ideeën en denkrichtingen? Of wil de opdrachtgever juist met concrete acties naar huis? Voor passende oplossingen kun je aan twee knoppen draaien: de vraagstelling en de werkvormen.

1) Hoe concreter de vraagstelling, hoe concreter de oplossingen.
2) Wil je gekke ideeën? Leg in de werkvormen dan de nadruk op divergerende werkvormen. Wil je concrete acties? Leg dan de nadruk op convergerende werkvormen.

2.1.2. Sessieplan en duur

Een sessieplan is een soort draaiboek van de online brainstorm. In het sessieplan beschrijf je kort en bondig 1) de rollen van de verschillende deelnemers – inclusief groepsindeling, 2) de werkvormen die je gaat gebruiken, 3) welke tools je tijdens de activiteit inzet en 4) hoe lang de activiteit duurt. Voor de facilitator vormt het sessieplan de leidraad van de activiteit.

Online Whitboard, erg handig voor werkvormen tijdens een online brainstorm

We adviseren om online brainstorm maximaal 3.5 uur te laten duren. Bouw binnen deze tijd een buffer van 15 minuten in aan het begin (mogelijke inlog- en verbindingsproblemen) en aan het eind (uitloop van presentaties).

2.1.3. Inrichten werkvormen in tools

Wil je de online brainstorm soepel laten verlopen? Richt dan voorafgaand aan de activiteit alvast je online whiteboard in met de gekozen werkvormen. Zorg ervoor dat je alle essentiële onderdelen vergrendeld, zodat deelnemers deze niet per ongeluk (of bewust) verplaatst en met een hele andere opdracht aan de slag gaat.

2.1.4. Communicatie met deelnemers

Tussen de 24 en 48 uur voor de activiteit deel je de inloggegevens van de betreffende online omgevingen – de software voor videobellen en het online whiteboard – met de deelnemers.

Om de sessie binnen de 3.5 uur te houden, kan het handig zijn dat deelnemers alvast inlezen in het vraagstuk. Stuur bijvoorbeeld de probleemanalyse minimaal een week van tevoren naar de deelnemers.


2.2. De online brainstorm

Als alle ingrediënten klaarliggen en de benodigde voorbereidingen zijn getroffen, is het tijd om het recept te koken: de online brainstorm. De activiteit verloopt via bepaalde stappen. Allereerst oefenen deelnemers met de gekozen online tools, daarna worden de spelregels uitgelegd. Vervolgens legt de opdrachtgever de vraagstelling uit en kunnen er door deelnemers verduidelijkende vragen worden gesteld. Dan wordt het hoofdgerecht geserveerd: de brainstorm – afgewisseld met één of meerdere online energizers. Aan het eind presenteren de deelnemers hun ideeën of denkrichtingen.

2.2.1. Oefenen met tools

Niet iedereen is digitaal vaardig. Begin de activiteit daarom met het testen van de online tools, zowel de videobel software als het online whiteboard. Werkt bij iedereen de webcam en de microfoon? Om het online whiteboard te testen kun je alle deelnemers een opdracht meegeven: beeld het hoogte- of dieptepunt van je week uit of maak een zelfportret.

Online Brainstorm

2.2.2. Etherdiscipline

Om de online activiteit goed te laten verlopen, is het belangrijk dat alle deelnemers zich aan een aantal online ‘gedragsregels’ houden. Benoem deze regels – de etherdiscipline – aan het begin van de activiteit:

⌚ 1. Ben op tijd.
🎧 2. Gebruik een hoofdtelefoon, headset of oortjes.
🔇 3. Niet aan het woord? Zet je microfoon op mute.
📷 4. Ben geen gluurder. Zet je camera aan en zorg voor een professionele achtergrond.
✋ 5. Wil je het woord in een plenaire sessie? Steek (virtueel) je hand op.
🙋 6. Gebruik de chat voor vragen.
⚠️ (7. Online vergadertijger? Doe mee met een digitale meeting bingo!)

2.2.3. Gebruik de chat

Een groot voordeel bij activiteiten waarbij gebruik wordt gemaakt van videobellen is dat iedereen op elk moment kan reageren in de chat. Zo houd je mensen betrokken, terwijl ze misschien niet direct aan het woord zijn.

Een handige manier om te testen of iedereen weet of/hoe de chat werkt is door aan het begin van de sessie een vraag te stellen en mensen te laten antwoorden in de chat. Bijvoorbeeld: hoe vaak heb je al een online brainstorm gedaan? Of laat deelnemers een verwijzing naar hun LinkedIn-profiel delen.

2.2.4. Probleemanalyse & vraagstelling uitleggen

Als de tools voor iedereen werken en de spelregels zijn uitgelegd, is het tijd voor de opdrachtgever om de probleemanalyse en vraagstelling voor de brainstorm uit te leggen. Ruim hier 5 à 10 minuten voor in. Deelnemers kunnen gedurende en na de presentatie vragen stellen in de chat. De facilitator neemt na de presentatie van de probleemanalyse en vraagstelling de vragen door met de opdrachtgever.

Is er te weinig tijd om alle vragen te beantwoorden? Geen nood. De opdrachtgever kan via de chat vervolgens de onbeantwoorde vragen van een antwoord voorzien. Daarnaast kun je het mogelijk maken dat de opdrachtgever ‘op bezoek’ komt in de break-out.

2.2.5. Online brainstorm werkvormen

In groepjes van maximaal vijf deelnemers gaat men vervolgens aan de slag met de gekozen werkvormen. Tijdens onze online brainstorms hebben we gemerkt dat brainstorms die we doorgaans offline gebruiken, ook online goed toepasbaar zijn. Op deze pagina staan verwijzingen naar meer dan honderd mogelijke werkvormen voor brainstorms.

Gedurende de werkvormen is het belangrijk om scherp te zijn op de tijd. Via Zoom is het bijvoorbeeld mogelijk om na een vooraf ingesteld aantal minuten deelnemers automatisch terug te laten keren naar de ‘plenaire’ ruimte.

Tijdens onze online brainstorms hebben we gemerkt dat brainstorms die we doorgaans offline gebruiken, ook online goed toepasbaar zijn.

2.2.6. Brainstormregels

Bij Denkkracht Utrecht gebruiken we daarnaast tijdens het (online) brainstormen vijf spelregels:

1. Kwantiteit boven kwaliteit, verzamel zoveel mogelijk ideeën;
2. Stel je oordeel uit en zorg voor een veilige omgeving;
3. Schrijf alles (!) op, zelfs de meest idiote en wilde ideeën;
4. Combineer en bouw voort op ideeën van elkaar;
5. Houdt de oorspronkelijke opdracht in je achterhoofd.

2.2.7. Online energizer

Net als bij fysieke bijeenkomsten is de gemiddelde aandachtsspanne van deelnemers tijdens online activiteiten beperkt. Organiseer daarom ongeveer halverwege de activiteit een online energizer. Voorbeelden van online energizers die wij de hebben gebruikt, zijn:

🧲 Voorwerpenrace

Noem een voorwerp. Vervolgens krijgen de eerste drie deelnemers die het voorwerp in beeld brengen een punt. De deelnemer die na 7 à 10 ronden de meeste punten heeft wint. Voorbeelden van voorwerpen zijn: verschillende schoenen, 7 kruiden, een stuk fruit, een cassettebandje, je laatst gekochte boek, iets Kerstachtigs. Let op: deelnemers mogen gedurende deze online energizer hun camera niet verplaatsen.

Online Energizer tijdens een virtuele brainstorm
💪 Uitbeelden

Wijs een deelnemer aan die alle andere deelnemers met hun handen & voeten een bepaalde vorm, letter of woord moet laten uitbeelden. Bewijs dat de opdracht is gelukt aan de hand van een foto of printscreen. Waarom één deelnemer aanwijzen? Per deelnemer is het verschillend in welke volgorde andere deelnemers op het scherm worden weergegeven.

💃 Dansé, dansé

(Zomer)hitje door de speakers en dansen maar!


2.3. Presenteren en vervolg van online brainstorm

Als alle deelnemers klaar zijn met brainstormen, is het tijd om de ideeën of denkrichtingen aan de opdrachtgever de presenteren. Neem de presentatie op, om deze later met de opdrachtgever te kunnen delen. Wel even toestemming vragen aan de deelnemers!

Laat per groepje één deelnemer presenteren, via een pitch of korte presentatie van maximaal 2 à 3 minuten. Gebruik het online whiteboard ter visuele ondersteuning. Geef na de presentatie de opdrachtgever de gelegenheid om de presentatie te reageren. Deelnemers kunnen gedurende en na de presentatie vragen stellen in de chat. De facilitator neemt na de presentatie de vragen door met presenterende deelnemer(s).

Download na afloop van de presentaties alle ingevulde werkvormen. Deel deze samen met de opnames van de presentatie met de opdrachtgever, samen met de vraag om na enige periode terugkoppeling te geven aan de deelnemers. Welke impact is er gemaakt met de ideeën en denkrichtingen?

Denkkracht Utrecht Toolbox

De Denkkracht Utrecht Toolbox is een online overzicht van creatieve werkvormen. Bruikbaar voor iedereen die aan de slag gaat met het bedenken van nieuwe denkrichtingen en concrete ideeën.

Handig voor brainstorms, een (team)overleg, deelsessie of break-out, of bij een ‘dagje op de hei’.

Volg ons!

Over Denkkracht Utrecht

Stichting Denkkracht Utrecht gelooft dat je aan de hand van verschillende perspectieven en creatieve werkvormen elke maatschappelijke uitdaging kunt oplossen.

Denkkracht Utrecht is een denktank die bestaat uit 25 young professionals. Utrecht is voor dit netwerk de bindende factor: deelnemers wonen of werken in de stad, of hebben er gestudeerd. De young professionals hebben een flinke dosis ambitie en een hart voor de publieke zaak. In het dagelijks leven zijn zij actief in verschillende sectoren en functies.

> Opdrachtgevers
> Deelnemers